Projektsteuerung

bei Ausbau und Umbau
von Büro + Verwaltungsgebäuden



Ausbauten und Umbauten von bestehenden Gebäuden sind Bauprojekte mit hoher Komplexität. Sie finden nicht selten im laufenden Betrieb oder in einer genutzten Umgebung statt. Die Bedürfnisse der Eigentümer müssen in Einklang gebracht werden mit denen der Nachbarn. Ein sehr hoher Installationsgrad der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) erfordert eine Verflechtung der Ausbau - und Haustechnik - Gewerke.

Due Diligence und Bestandsaufnahme



Due Diligence heißt "angemessene Sorgfalt" und bezeichnet auf dem Immobilienmarkt eine Untersuchung, die darauf abzielt Risiken zu erkennen, die mit dem Kauf eines Objektes verbunden sind. Am Beginn jeder Ausbau- oder Umbauplanung sollte die Feststellung der Eignung stehen. Vorhandene Dokumente und Pläne werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Nicht selten fehlen diese Unterlagen oder sind grob fehlerhaft. In diesem Fall muss eine vollständige Bestandsaufnahme gemacht werden. Auch für die Technische Gebäudeausrüstung (TGA) gilt, dass richtige Entscheidungen nur auf der Basis richtiger Informationen getroffen werden können. Die "Bestandsaufnahme" ist ein wesentlicher Teil der due Diligence-Untersuchung. Eine gute due-diligence-Untersuchung geht aber über den Augenschein hinaus und beschäftigt sich mit den "Eigenschaften" von Gebäuden oder von Bauteilen. Sie beinhaltet Aspekte wie

  • Brandschutz
  • Schallschutz
  • Wärmeschutz
  • Feuchteschutz
  • Unterhaltungszustand
  • festgestellte oder vermutete Schadstoffe
  • zu erwartende Restlebensdauer

Darüber hinaus beinhaltet sie - je nach Auftrag - eine kapitalisierte Risikobewertung der Bausubstanz und anderer Aspekte, die mit dem Eigentum verbunden sind. Die due-diligence dient auch dazu, den Eigentümer frühzeitig auf Begrenzungen hinzuweisen, die aus den Eigenschaften der Bausubstanz entstehen. Zum Beispiel ist guter Schallschutz im Wesentlichen abhängig von der Masse der Bauteile. Wenn das vorhandene Gebäude diese Eigenschaft nicht besitzt, sind die Möglichkeiten einen guten Schallschutz zu realisieren stark eingeschränkt.

Machbarkeitsstudien und Projektziele

Ohne klare Zieldefinition können Ziele nicht erreicht werden. Auf der Grundlage von allgemeinen Vorgaben des Eigentümers werden Machbarkeitsstudien erstellt. Die zuvor erstellte due-diligence-Untersuchung gibt die Randbedingungen vor. Auch wenn die Zielvorstellungen der Bauherrenschafft noch nicht klar sind, können Architekten sich auf diese Weise schrittweise an einen Zielkatalog heranarbeiten, der in ein "Pflichtenheft" für das Gebäude mündet. Nicht selten beginnen Immobilienkapitalgesellschaften oder Immobilien-Fonds eine Ausbauplanung ohne diese Vorgehensweise, weil man den Ausbau als Voraussetzung für die Vermietung sieht. In der Zwischenzeit geht man auf die Suche nach dem "Ankermieter". Ist ein solcher Mieter gefunden, beginnen Umbauplanungen und Umbauarbeiten, die teure Nachträge zur Folge haben.

Planung der Planung

Die Terminplanung größerer Projekte beginnt bei den beteiligten Planern und Fachingenieuren. Durch "Planung der Planung" wird sichergestellt, dass nicht während der Planungsphase wertvolle Zeit verloren geht. Vertraglich vereinbarte "milestones" vermeiden, dass Ingenieure und Architekten ihrer Neigung nachgehen, Entscheidungen bis zum letzten Moment heraus zu zögern oder - noch schlimmer - zur baubegleitenden Planung überzugehen. Die Planung der Planung beinhaltet statische und dynamische Aspekte.
Zu den statischen Aspekten zählt
 1. die Sicherstellung der Zielerreichung
     durch die richtige Auswahl an Objektplaner
 2. die Verteilung von Vollmachten und Aufgaben
 3. die Organisation der Zeichnungsinhalte

Unter den dynamischen Aspekten wird verstanden:
 1. die Sicherstellung der Zusammenarbeit
    durch Ablauf- und Schnittstellenplanung
 2. die Organisation der Massenermittlungen
    und Ausschreibungen
 3. die Organisation des Zeichnungsumlaufs
 4. die Organisation der Bemusterung

Planung folgt keinem akademischen Selbstzweck, sondern beschreibt den Weg zum Ziel. Der Umfang der Planung richtet sich nach den Projekterfordernissen. Die Verfügbarkeit der Ressourcen Material, Zeit, Geld und Personal soll sichergestellt werden. Die Planung muss von jedem Beteiligten mitgetragen werden und bekanntlich reißt eine Kette immer am schwächsten Glied. Projektsteuerung ist im wesentlichen Risikomanagement und man kann Risiken nur erkennen, wenn sie offen benannt werden. Als Projektsteuerer tut man gut daran, die Kommunikationskanäle offen zu halten. Misstrauen und Angst vor Entscheidungen sind Zeichen dafür, dass die Kommunikation nicht mehr funktioniert. Es ist deshalb Vorsicht geboten, wenn Projektsteuerer in jourfixe-Sitzungen die Terminpläne herunterbeten. Das ist ein Zeichen dafür, dass vertragliche notwendige Bedingungen nicht einforderbar sind und ein Projekt entgleitet.

Terminplan



Ausbau und Umbau von Gewerbeeinheiten finden häufig in gemischt genutzten Gebäuden statt. Sie haben deshalb mit erheblichen Schwierigkeiten zu kämpfen, weil laute Arbeiten, insbesondere Bohr- und Abbrucharbeiten, während der Woche durch die angrenzenden Büroarbeiter und am Wochenende durch Bewohner eines Gebäudes als sehr störend empfunden werden. Für Transporte müssen möglichst gesonderte Wege gefunden werden. Die Bauarbeiten werden ermöglicht, indem der Planer oder der Bauleiter zusammen mit dem Bauherren Verständnis einwirbt und Zeitfenster schafft. Diese Zeitfenster müssen gewissenhaft eingehalten werden, weil der Ärger der Mitbewohner dazu führen kann, dass die Baustelle stillgelegt wird. Die Voraussetzung hierfür ist eine genaue Terminplanung, die mit allen Beteiligten abgestimmt ist. Ausgangspunkt der Terminplanung ist nicht das Wunschdenken der Planer, sondern die verfügbare Kapazität auf der Auftragnehmerseite. Deshalb muss der beabsichtigte Terminplan bereits bei Angebotsabgabe vorliegen. Der Auftragnehmer erklärt bei Angebotsabgabe verbindlich, dass er willens und in der Lage ist die Leistung in der vorgesehenen Zeit zu erbringen.



Verflechtung des Ausbaus

Kennzeichnend für den modernen Innenausbau ist der hohe Installationsgrad. Je nach Erfordernis ist es möglich, dass die Kapazität vorhandener Versorgungseinrichtungen nicht ausreicht und zusätzlich zu den Arbeiten in der umzubauenden Einheit neue Leitungsstränge durch das Haus gezogen werden müssen. Besondere Aufmerksamkeit verdienen in diesem Zusammenhang die Kühlanforderungen. Große Kanal-Querschnitte können im Bestand in den seltensten Fällen nachinstalliert werden. Das ist einer der Gründe warum Decken-Kühlsysteme zum Einsatz kommen.



Die gewünschte Multifunktionalität und Veränderbarkeit macht erforderlich, dass Leitungen nachinstalliert werden können. Im einfachsten Fall werden Brüstungskanäle eingebaut, aber auch Doppelbodensystem und abgehängte Decken werden genutzt. Bedingt durch diese leichte Bauweise des Ausbaus entstehen Probleme der Klimabeherrschung, des Schallschutzes und des Brandschutzes. Diese Systeme müssen vor der Ausführung mit hoher Präzision geplant werden, weil eine nachträgliche Änderung mit dem Rückbau anderer Bauteile verbunden ist. Geplante Zeitfenster und geplante Leitungswege müssen eingehalten werden. Brandschutzkonflikte dürfen nicht auf der Baustelle entdeckt werden, sondern während der Planung auf dem Tisch. Die Gewerke sind in der Konsequenz so vielfältig miteinander verflochten, dass alle Gewerke gleichzeitig Hand-in-Hand arbeiten müssen. Insbesondere die bauleitenden Ingenieure der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) müssen permanent vor Ort sein, um die Richtigkeit der Ausführung zu überprüfen und dies durch Teilabnahmen zu bestätigen. Der Hinweis auf die "Fachbauleitungen" der ausführenden Firmen schießt zu kurz, weil diese für die eben beschriebenen Verflechtungen nicht zuständig sind.

BIM und Projektraum

Seit Beginn der 1990er Jahre ist der Computer zu einem unersetzlichen Hilfsmittel auf allen Feldern des Bauens geworden. Die einfachen Kommunikationsformen via email, die leichte Änderbarkeit von Dokumenten und die gute Verfügbarkeit von Text- und Zeichnungsbausteinen hat zu großer Zeitersparnis geführt und das Berufsbild des Architekten vollkommen geändert. Allerdings muss von feststellen, dass die Entwicklung auch Schattenseiten hat. Ein gutes Werk wird von allen Beteiligten gemeinsam erbracht. Man kann diese Gemeinsamkeit und die Achtsamkeit für die Belange anderer Gewerke nicht erzwingen durch "Projektraum-Strukturen" oder "Schnittstellenlisten".
Bauen ist nicht virtuell, sondern findet in der Wirklichkeit statt und die Leistung wird von Menschen erbracht. Eine erfolgreiche Projektsteuerung beschränkt sich nicht darauf, das vertraglich geschuldete SOLL einzufordern, sodern wirkt wie ein Katalysator zwischen den einzelnen Parteien. In diesem Zusammenhang ist es gut sich zuweilen daran zu erinnern, dass "Bleistift und Papier" universelle Werkzeuge sind, die keine updates erfordern.

Dokumentation



Unabhängig von der virtuellen Speicherung in irgendeiner Cloud ist es nach wie vor notwendig, Informationen über das Gebäude, seine Bauteile und seine Bauelemente als "hardcopy" zu speichern und in Akten abzulegen. Diese Informationen müssen als selbstverständliche Nebenleistungen von den ausführenden Firmen und den Ingenieuren bereitgestellt werden.


Der hierfür erforderliche Aufwand bemisst sich nach der Größe des Objektes, wird aber häufig unterschätzt. Es ist nicht empfehlenswert, die Unterlagen am Ende des Bauprozesses einzufordern. Die Unterlagen sind wesentlich für die Konformitätsprüfung durch die Bauleitung und für die fachgerechte Herstellung. Sie sollten deshalb VOR Baubeginn vorgelegt werden. Wenn dies vertraglich vereinbart wird, wird dieser Forderung auch nachgekommen.
Die Dokumentation umfasst Dokumente zu Grundstück und Gebäude und beinhaltet:
   - Liste der Planungs- und Ausführungsbeteiligten
   - Baugenehmigungsverfahren
   - Werkzeichnungen und Details
   - Bestands- und Revisionspläne
   - Brandschutz- und andere Gutachten
   - Ausschreibungen
   - Schriftverkehr- und Vertragsunterlagen
   - Zulassungen
   - Abnahmebescheinigungen
   - Revisionsunterlagen
   - Prüfbescheinigungen
   - und anderes mehr

Es zeigt sich, dass eine solchermaßen zusammengestellte Dokumentation eine solide Grundlage für das facility management ist und auch nach 30-40 Jahren, wenn die Reparaturanfälligkeit zunimmt, einen Schatz an Informationen bereitstellt.

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